Durchstarten…

Zusammen führen diese Faktoren dazu, dass ein Musikschulleiter ein guter Manager in den verschiedensten Themenbereichen sein muss. Ich betreibe seit 26 Jahren eine private Musikschule und habe in dieser Zeit einen großen Wandel unserer Branche erlebt.
Für Musikschulinhaber gibt es einige Themenbereiche, die man sich genau anschauen sollte, um seine Schule fit für die Zukunft zu machen. Wer seine Musikschule für die Zukunft neu ausrichten möchte, sollte diese Themen in Seminaren oder Workshops oder gar durch externe Berater vertiefen. So bietet z. B. der Bundesverband deutscher Privatmusikschulen (bdpm) hierfür eine große Zahl von Workshops an (Informationen unter www.bdpm.de).

Personalmanagement

Da Musikschulen Dienstleistungsunternehmen sind, sind die MitarbeiterInnen einer der wichtigsten Bausteine. Dabei ist es egal, ob es sich um Aushilfen, freie oder festangestellte MitarbeiterInnen handelt. Grundsätzlich sollte eine Unternehmenskultur aufgebaut werden, bei der die Kommunikation und die Weiterentwicklung eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin im Vordergrund steht. Regelmäßige Mitarbeitergespräche können hier zu einem guten Klima in der Musikschule beitragen. Jedoch sollte ein Mitarbeitergespräch vom Schulleiter gut vorbereitet sein.
Themen für ein solches Gespräch könnten Zielvereinbarungen, die Weiterentwicklung des Mitarbeiters oder das Ziehen eines Jahresresümees sein, in dem sowohl Positives als auch Negatives zur Sprache kommen kann. Am Ende eines solchen Gesprächs kann natürlich auch eine Prämie für den Mitarbeiter stehen. Diese sollte jedoch für alle MitarbeiterInnen nachvollziehbaren Kriterien entsprechen, da man als Schulleiter davon ausgehen sollte, dass MitarbeiterInnen über ihre Entlohnung in einer Schule sprechen und hier schnell ungewollte Diskussionen auftreten können.
Selbstverständlich sind mit allen MitarbeiterInnen Arbeitsverträge abzuschließen. Der bdpm hat zusammen mit dem Deutschen Tonkünstlerverband (DTKV) einen Musterhonorarvertrag erarbeitet, der eine gute Grundlage für eine Zusammenarbeit bietet.

Öffentlichkeitsarbeit

Die Öffentlichkeitsarbeit ist ein Bereich, der für eine Schule und deren Außenwirkung am wichtigsten ist, jedoch meist auch aus Geldmangel vernachlässigt wird. Hierzu gehören ein einheitliches Design, eine professionelle Webseite, die Pflege sozialer Netzwerke, Marketingaktionen in Kindergärten und Schulen und natürlich Schülerkonzerte bzw. öffentliche Auftritte von SchülerInnen und Lehrkräften.
Für den Entwurf eines Schuldesigns bzw. eines einheitlichen modernen Erscheinungsbildes gibt es Online-Portale, auf denen man für wenig Geld ein Logo anfertigen lassen kann. Allerdings kann es Sinn machen, ein wenig mehr zu investieren und einen Grafiker zu beauftragen, der Ihnen ein Design erstellt, welches Sie dann in der Öffentlichkeit nutzen können.
Eine Webseite kann man fast kostenlos z. B. in WordPress erstellen. WordPress hat sich mittlerweile zu einem Standard für Webauftritte gemausert und ist leicht zu bedienen. Zu diesem Thema werden z. B. beim bdpm Workshops angeboten, in denen Sie für Ihre Musikschule eine komplett neue Seite erstellen können. Eine solche Webseite kann man dann mit diversen sozialen Netzwerken verknüpfen, sodass man seine Nachrichten nur an einer Stelle „posten“ muss, um sie an mehreren Stellen im Internet zu platzieren.
Unerlässlich in der Öffentlichkeitsarbeit sind das Erstellen eines Musikschulpros­pekts bzw. Flyers und eine Präsentationsmappe der Musikschule, die man an Kindergärten und Schulen versenden kann. Hier sind professioneller Inhalt und hochwertiges Aussehen entscheidend. Heben Sie sowohl im Flyer als auch in der Präsentationsmappe Ihre Alleinstellungsmerkmale hervor, dadurch können Sie Ihre Musikschule gegenüber den Mitbewerbern interessanter machen. Mögliche Alleinstellungsmerkmale sind z. B. die Zertifizierung durch den bdpm, ein internationales Prüfprogramm oder ein eigenes Unterrichtskonzept.

Projektmanagement

Ein weiteres Thema ist die Projektplanung. Zu Projekten gehören unter anderem Schülerkonzerte, Auftritte bei Straßenfesten oder verkaufsoffenen Sonntagen, aber auch Probenwochenenden mit Schülerbands. All diese Projekte sollten frühzeitig in einen zeitlichen Ablauf gebracht werden. Oft passiert es, dass z. B. vor den Sommerferien so viele Projekte gleichzeitig anstehen, dass man einige Aufgaben vergisst und so die Außenwirkung der Musikschule nicht professionell wirkt.
Sie sollten sich auch von der Meinung verabschieden, dass man Projekte immer alleine stemmen kann. Beziehen Sie Ihr gesamtes Team in die Planung mit ein. Auch für die DozentInnen sind Auftritte von SchülerInnen wichtig, da sie sich so einem Publikum präsentieren können mit der Chance, mehr SchülerInnen für sich zu akquirieren. Bei der Teamarbeit sollte man Wert darauf legen, dass die Aufgaben frühzeitig verteilt werden. Als Schul­leiter gibt man jeder Aufgabe eine Erledigungsfrist und muss darauf achten, dass diese Fristen von allen eingehalten werden. Wenn dieses Zusammenspiel funktioniert, ist es auch in einer kleinen Musikschule möglich, viel Öffentlichkeits­arbeit durch Auftritte bei Veranstaltungen in der Stadt zu machen.

Verwaltung und Controlling

Der aufwendigste Bereich sind die Verwaltung und das Controlling einer Musikschule. Die Verwaltung sollte von vornherein so aufgebaut und organisiert sein, dass man die Arbeit gut delegieren kann. Die Hauptverwaltungsthemen sind Schülerverwaltung, Stundenplanung und Inkasso. Die meisten LeiterInnen einer privaten Musikschule haben eine abgeschlossene musikalische Ausbildung. Somit ist es für einen Musikschulleiter wirtschaftlicher zu unterrichten, als das Tagesgeschäft in der Musikschulverwaltung zu verbringen. Für diese Tätigkeiten kann man entweder Aushilfen oder eine Teilzeitkraft einstellen. Die Voraussetzung ist jedoch, dass die Verwaltung eine klare Organisationsstruktur hat und sämtliche Verwaltungsprozesse schriftlich dokumentiert sind, damit der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin die Arbeiten nachvollziehen kann.
Als Grundlage für eine gute und effektive Musikschulverwaltung kann man eine fertige Softwarelösung für Musikschulen verwenden. Mittlerweile gibt es dort sehr gute Programme, die entweder als Cloudlösung oder offline auf dem Rechner laufen. Das Inkasso und die Buchhaltung kann man an einen Steuerberater abgeben. Dies sollte man in Monatsintervallen tun, damit man möglichst aktuell eine Auswertung über die finanzielle Seite der Musikschule erhält. Das ist wichtig, um auf Veränderungen bei den Einnahmen und Ausgaben der Schule zeitnah reagieren zu können.
Damit die Musikschule wirtschaftlich funktioniert, muss man auch die Kostenseite im Blick haben. Bei den Fixkosten schlagen Miete inklusive Nebenkosten, Strom, Versicherungen (Glas- und Inventar-, Rechtsschutz- und Haftpflichtversicherung), Telefonkosten, Kontoführung, Kredite bzw. Leasing, Homepage und GEZ zu Buche. Die wichtigsten flexiblen Kosten einer Musikschule sind Honorare, Lohnkosten, KSK-Beitrag, Büromaterialien, KFZ-Kosten, Werbekosten (Flyer, Anzeigen) und Steuerberater. Ein letzter Teil der Kosten sind die kalkulatorischen Kosten, für die man immer eine Rückstellung bilden sollte. Dies sind die Abschreibung für Büroausstattung und Musikinstrumente und ein Kostenanteil für die regelmäßige Instandhaltung der Musikschule.
Die einzelnen Positionen sollte man im Jahresabstand überprüfen. Oft gibt es z. B. bei Versicherungen, Telefongesellschaften oder Banken erhebliche Einsparpotenziale.

Zwei persönliche Empfehlungen

1. Viele Musikschulleiter legen größten Wert auf Schülerkonzert oder Klassenvorspiel, vernachlässigen aber Auftritte in der Öffentlichkeit. Ein Vorspiel ist für SchülerInnen eine wichtige Erfahrung, um das Erlernte der Familie und Freunden präsentieren zu können. Allerdings: Der Anteil der Konzertbesucher, die nicht zur Familie eines Schülers oder einer Schülerin gehören – und daher potenzielle neue Kunden sein könnten –, beträgt meist weniger als fünf Prozent! Daher meine Empfehlung: Gehen Sie mit Ihren SchülerInnen raus und präsentieren Sie Ihre Musikschule in Einkaufspassagen, in der Innenstadt und an anderen öffentlichen Orten.
2. Eine private Musikschule hat die besten Chancen, wenn sie sich im Premiumsegment ansiedelt, das heißt mit einem guten, modernen Unterrichtskonzept, einem zeit­gemäßen Design, mit qualifizierten und motivierten Lehrkräften, mit gepflegten Räumlichkeiten und modernen Instrumenten. Gerade Erwachsene, die mittlerweile eine sehr wichtige Säule im Schülerstamm einer Musikschule sind, achten auf die Einrichtung und den Service, den eine Musikschule bietet. Zum Service gehören auch flexible Vertragsmodelle, mit denen man Unterrichtseinheiten auch zu verschiedenen Terminen flexibel buchen kann, und ein Angebot an Bands bzw. kleinen Orchestern, damit das Musizieren zum Hobby wird.