Temming, Lucas
Mehr Überblick bei der Konzertplanung
Eine Kanban-Toolbox zur Planung von Konzerten und Aufführungen
Wer ein Konzert plant, jongliert mit vielen Fragen: Probentermine, Räume, Programmgestaltung – viele kleine Absprachen müssen ineinandergreifen. Der Kanban-Ansatz, eine Methode aus dem agilen Projekt- und Prozessmanagement, kann helfen, diese Aufgaben sichtbar zu machen und strukturiert zu bearbeiten. Anhand einer anpassbaren Toolbox zeigt Lucas Temming, wie Konzertprojekte im musikpädagogischen Alltag effizient geplant und durchgeführt werden können.
Meist sind es nicht die musikalischen Fragen allein, die bei der Vorbereitung eines Konzerts das Gefühl erzeugen, den Überblick zu verlieren, sondern die Fülle an organisatorischen Baustellen. Damit aus einem Konzert ein berührendes Erlebnis wird, müssen auch abseits des musikalischen Niveaus viele Aspekte zusammenspielen. Betrachtet man die Schritte der Konzertplanung aus dieser Perspektive, übernehmen MusikpädagogInnen Aufgaben, die sich dem Projektmanagement zuordnen lassen.
Kanban ist eine Methode des agilen Projekt- und Prozessmanagements. Ursprünglich wurde der Ansatz entwickelt, um Arbeitsprozesse sichtbar zu machen. Für musikpädagogische Kontexte ist daran vor allem ein Gedanke interessant: Viele organisatorische Aufgaben werden einfacher zu handhaben, wenn man sie sichtbar machen, sortieren und schrittweise bearbeiten kann. Gerade bei Konzertprojekten sind musikpädagogische und organisatorische Arbeit eng verknüpft. Statt solche Aufgaben nur im Kopf, in E-Mails oder in Protokollen aus Fachbereichs-konferenzen zu sammeln, werden sie auf einem Board angeordnet. Jede Aufgabe erscheint dort als Karte.
Kanban-Prinzipien
Für die Konzertplanung nutze ich die Kanban-Logik. Drei Prinzipien sind hier leitend:
– Erstens visualisiert das Board, welche Aufgaben überhaupt zum Projekt gehören. Dabei definieren Spalten unterschiedliche Bereiche, durch die diese Karten je nach Bearbeitungsstand wandern. Zunächst liegen alle Karten im Bereich „Ideenspeicher / Aufgabenpool“.
– Zweitens folgt die Arbeit dem Pull-Prinzip: Eine Karte wird erst dann in die aktive Bearbeitung gezogen, wenn sie für das Projekt relevant ist, Zuständigkeiten und nächste Schritte geklärt sind und tatsächlich Kapazität für die Bearbeitung vorhanden ist.
– Drittens kann die Zahl gleichzeitig bearbeiteter Aufgaben begrenzt werden, indem eine Regel erstellt wird.
Die hier vorgestellte Toolbox nutzt Trello: ein kostenfreies digitales Tool, um die Kanban-Prinzipien für die Konzertplanung zu nutzen.1 Über den Browser oder über eine App lässt sich das Tool abrufen und an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Ziel ist es nicht, Konzertplanung zu technisieren und einen Katalog von Pflichten zu erstellen, ohne deren Abarbeitung das Konzert ein Misserfolg wird. Die vielen Elemente sollen vor allem Impulse geben. Das Konzert wird nicht automatisch gelungener, nur weil möglichst viele dieser Karten berücksichtigt wurden.
Die Toolbox ist nicht am Reißbrett entstanden, sondern bündelt meine über Jahre gewachsenen Erfahrungen und Reflexionen zur Konzertpraxis sowie Anregungen aus dem intensiven Austausch mit FachkollegInnen. Sie eignet sich für die Planung von Konzerten und Vorspielen in Musikschulen, allgemeinbildenden Schulen und Universitäten.
Das Planungstool im Überblick
Am Anfang steht ein Ideenspeicher. Hier starten alle Karten, die grundsätzlich bedacht werden könnten, ohne dass sie im Rahmen einer bestimmten Logik priorisiert werden. Per Drag-and-drop lassen sich die Karten in die unterschiedlichen Spalten verschieben. In der nächsten Spalte werden Karten abgelegt, deren Zuständigkeiten und Fristen geklärt werden müssen, bevor sie bearbeitet werden können.
1 zur App Trello siehe auch Feiner, Emmanuel: „Meine App. ,Trello‘ – Gemeinsam mit SchülerInnen Aufgaben verwalten“, in: üben & musizieren, 1, 2021, S. 43, https://uebenundmusizieren.de/artikel/meine-app-15 (Stand: 1.9.2026).
Lesen Sie weiter in Ausgabe 5/2026.
