Sommerfeld, Jörg

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Dienstliche Kommunikation für InstrumentalpädagogInnen

Rubrik: musikschule )) DIREKT
erschienen in: üben & musizieren 1/2016 , musikschule )) DIREKT, Seite 06

Viele Instrumentallehrkräfte haben kaum Erfahrung mit formellen Kommunika­tionsformen und Hierarchien; sie spielen in ihrem Alltag mit jungen Schülerinnen und Schülern eine untergeordnete Rolle. Nicht wenige neigen sogar dazu, zwischen dienstlicher und privater Korrespondenz kaum einen stilistischen und formalen Unterschied zu machen. Wer seinen Interessen Gehör verschaffen will, sollte aber bestimmte Spielregeln einhalten.

Neh­men wir eine fik­ti­ve, aber rea­lis­ti­sche E-Mail an das Sekre­ta­ri­at einer Musik­schu­le:
„Lie­be …, mei­ne nach­ge­mel­de­te Schü­le­rin heißt Sophie Schmidt. Ich wür­de ger­ne noch eine Grup­pe auf­ma­chen, ich habe An­meldungen hier. Dazu müss­te aber mein Ver­trag geän­dert wer­den. Ich habe auch ein Pla­kat für ein Kon­zert gemacht und ins Fach gelegt, mei­ne Schü­ler hän­gen es schon in der Stadt auf. Übri­gens haben die bei­den am letz­ten Wochen­en­de beim JuMu gewon­nen *g*! LG …“
Urhe­ber des Tex­tes ist offen­sicht­lich eine enga­gier­te und moti­vier­te Lehr­kraft. Den­noch ver­ber­gen sich in die­ser E-Mail eine gan­ze Rei­he von Schwie­rig­kei­ten, wie wir spä­ter sehen wer­den.

Unsicht­ba­re Hier­ar­chi­en

Von Instru­ment­al­lehr­kräf­ten häu­fig unbe­merkt gilt in Ver­wal­tun­gen und Schu­len immer noch der Dienst­weg. Des­sen wich­tigs­te Grundsätze1 sind die fol­gen­den (mit Bei­spie­len in Klam­mern):
– Eine Nach­richt an eine über­ge­ord­ne­te Stel­le (Pres­se­stel­le des Bür­ger­meis­ters) ist über alle dazwi­schen lie­gen­den Hierarchie­ebenen zu lei­ten (Musik­schul­lei­tung, Kul­tur­amts­lei­tung).
– Über­ge­ord­ne­te Stel­len (die Pres­se­stel­le) kön­nen sich auch direkt an unter­ge­ord­ne­te (Musik­schul­lehr­kraft) wen­den, in die­sem Fall müs­sen die über­sprun­ge­nen Ebe­nen (Musik­schul­lei­tung) nach­träg­lich von der unter­ge­ord­ne­ten Stel­le infor­miert wer­den (Musik­schul­lehr­kraft).
– Der Aus­tausch zwi­schen Ein­rich­tun­gen in einer Kom­mu­ne, die ein­an­der nicht hier­ar­chisch unter­stellt sind (Musik­schu­le und Volks­hoch­schu­le), läuft über den ers­ten gemein­sa­men Vor­ge­setz­ten (Kul­tur­de­zer­nen­ten).
– Der Aus­tausch zwi­schen getrenn­ten Ein­rich­tun­gen (Musik­schu­le und Grund­schu­le) fin­det zwi­schen den Ein­rich­tungs­lei­tun­gen statt, denn in der Regel ver­tre­ten nur sie ihre Ein­rich­tung nach außen.
Die Rege­lun­gen sind nicht über­all gleich, sodass man vor Ort recher­chie­ren muss, wie der Dienst­weg aus­sieht. Der Sinn ist, dass alle Betei­lig­ten über einen Vor­gang infor­miert sind, alle rele­van­ten Infor­ma­tio­nen zusam­men­ge­tra­gen wer­den und ins­be­son­de­re Vor­ge­setz­te inter­ve­nie­ren kön­nen, wenn zum Bei­spiel das Han­deln von Mit­ar­bei­tern den Grund­sät­zen und Zie­len einer Ein­rich­tung wider­spricht. Der Autor der ein­gangs dar­ge­stell­ten E-Mail könn­te als Ange­stell­ter einer kom­mu­na­len Musik­schu­le einen gra­vie­ren­den Feh­ler gemacht haben: Öffent­lich­keits­ar­beit ist in Ver­wal­tun­gen häu­fig nur weni­gen Per­so­nen erlaubt. Ob das selbst­er­stell­te Pla­kat allen Gestal­tungs­grund­sät­zen genügt und ob es alle nöti­gen Logos ent­hält, hät­te die Presse­stelle der Stadt auf dem Dienst­weg mög­li­cher­wei­se vor­her prü­fen müs­sen. Manch­mal reagie­ren „über­ge­ord­ne­te Stel­len“ sehr ver­är­gert auf eine Miss­ach­tung ihrer Zustän­dig­keit, was der Lehr­kraft und der Musik­schu­le scha­den kann.
Neben dem ver­bind­li­chen Dienst­weg inner­halb einer Ein­rich­tung gibt es aber auch noch einen infor­mel­len Dienstweg:2 Wenn eine Strei­cher­klas­sen­leh­re­rin der Musik­schu­le zum Bei­spiel in einer Grund­schu­le unter­rich­tet, so ist deren Schul­lei­tung for­mal nicht ihre Dienst­vor­ge­setz­te (das wä­re in der Regel die Musik­schul­lei­tung). Den­noch wird die Grund­schul­lei­tung erwar­ten, von wich­ti­gen Din­gen so in Kennt­nis gesetzt zu wer­den, als wäre die Musik­schul­leh­re­rin Mit­ar­bei­te­rin der Grund­schu­le. Wenn die­se hier unge­schickt agiert, indem sie zum Bei­spiel ein Kon­zert zwar der Pres­se­stel­le der Stadt, aber nicht der Grund­schul­lei­tung mit­teilt, wird sie in der wei­te­ren Zusam­men­ar­beit mit Schwie­rig­kei­ten rech­nen müs­sen.
Eine ähn­li­che infor­mel­le Anwen­dung des Dienst­wegs wird in der Regel auch von frei­en Mit­ar­bei­tern in Musik­schu­len erwar­tet. Denn auch wenn sie frei sind, also der Musik­schul­lei­ter for­mal nicht der Vor­ge­setz­te ist, so muss er eben­so von wich­tigen Vor­gän­gen in sei­ner Ein­rich­tung in Kennt­nis gesetzt wer­den. Ein typi­scher Fall ist eine Beschwer­de von Eltern über die Qua­li­tät des Instru­men­tal­un­ter­richts direkt beim Instru­ment­al­leh­rer. Eine pro­fes­sio­nel­le Lehr­kraft, egal ob fest ange­stellt oder Hono­rar­kraft, wird dar­über in jedem Fall auch die Musik­schul­lei­tung infor­mie­ren. Die­se kann so gege­be­nen­falls inter­venieren und Pro­blem­lö­sun­gen anbie­ten, und sie ist vor­be­rei­tet, wenn die Eltern sich in der­sel­ben Ange­le­gen­heit auch im Musik­schul­bü­ro mel­den.
In Ver­wal­tun­gen und Schu­len gibt es nicht sel­ten ein unaus­ge­spro­che­nes Hier­ar­chie­den­ken. Wer in wel­che Ver­gü­tungs­grup­pe ein­grup­piert ist, wis­sen die Beschäf­tig­ten in der Regel. Ganz ähn­lich wie bei Poli­zei und Mili­tär haben Mit­ar­bei­ter so schein­bar Schul­ter­strei­fen, die ihren Rang anzei­gen. Dabei gehört eine Musik­schul­lehr­kraft über­ra­schen­der­wei­se oft zu den höhe­ren Rän­gen, wes­we­gen deren Äuße­run­gen zum Bei­spiel gegen­über einem Schulsek­retariat schnell als Befeh­le miss­ver­stan­den wer­den kön­nen.

Beruf­li­che E-Mails sind anders

E-Mails dürf­ten die häu­figs­te schrift­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­ons­form im Musik­schul­all­tag sein. In Sekre­ta­ria­ten lau­fen Dut­zen­de Mails täg­lich auf, und das ers­te Kri­te­ri­um nach dem Aus­sor­tie­ren von Wer­bung ist meist die Fra­ge: Was kann sofort geklärt wer­den? Gut for­mu­lier­te und voll­stän­di­ge E-Mails haben bei die­sem Prüf­stein die bes­ten Chan­cen.

Betreff: Eine aus­sa­ge­kräf­ti­ge Betreff­zei­le gehört zu jeder Mail. Der Schü­ler­na­me „Sophie Schmidt“ im Betreff sagt nichts. Aber bei „Mei­ne Flö­ten­schü­le­rin Sophie Schmidt (12) möch­te ger­ne ins Jugend­blas­or­ches­ter“ ist sofort klar, wor­um es geht. Vie­le Schrei­ber ach­ten beim For­mu­lie­ren der Betreff­zei­le nicht auf das Vor­wis­sen des Adres­sa­ten. Wenn eine Mail von einer Instru­ment­al­lehr­kraft an eine Grund­schulleitung gesen­det wird, soll­te eine Betreff­zei­le zum Bei­spiel lau­ten „Musikschul­unterricht von Leon Schmidt (Klas­se 3a), Ter­min­kol­li­si­on mit Ganz­tags­an­ge­bot“.

Sach­dar­stel­lung: Nach einer geeig­ne­ten Anre­de folgt eine kur­ze Sach­dar­stel­lung, nicht län­ger als etwa eine Bild­schirm­sei­te. Die Sach­dar­stel­lung soll­te alle rele­van­ten Infor­ma­tio­nen ent­hal­ten und den Sach­ver­halt voll­stän­dig dar­stel­len. Das wich­tigs­te Kri­te­ri­um hier­bei ist die Weiterleitungs­fähigkeit. Fast jede E-Mail wird von meh­re­ren Per­so­nen bear­bei­tet. Ein Bei­spiel: Ein Gitar­ren­leh­rer möch­te ger­ne in einer Grund­schul­ko­ope­ra­ti­on sei­nen Stun­den­plan ändern und macht der Musik­schu­le einen Vor­schlag, ver­knüpft mit der Fra­ge, ob ein Raum ver­füg­bar ist. Wenn die Mail alle betrof­fe­nen Schü­ler­na­men und Ter­mi­ne voll­stän­dig auf­lis­tet, kann sie sofort an die Grund­schu­le zur Klä­rung wei­ter­ge­lei­tet wer­den. Wei­ter­lei­tungs­fä­hig­keit bedeu­tet auch, dass in den Mails auf inter­ne Scher­ze, unver­ständ­li­che Abkür­zun­gen und Fach­jar­gon ver­zich­tet wird. Per­sön­li­che oder inter­ne Bemer­kun­gen, die nicht wei­ter­ge­lei­tet wer­den sol­len, kön­nen wenn nötig in einer zwei­ten Mail gesen­det wer­den. Außer­dem soll­te jede E-Mail sich nur mit einem ein­zel­nen The­ma befas­sen, sonst müs­sen bei jeder Wei­ter­lei­tung die für den neu­en Adres­sa­ten rele­van­ten Infor­ma­tio­nen müh­sam her­vor­ge­ho­ben wer­den. Wer­den meh­re­re The­men in einer Mail ver­bun­den, kommt auch eine Ant­wort manch­mal spät, näm­lich erst dann, wenn alle Fra­gen geklärt sind.

Kon­flik­te: Wenn es zum Bei­spiel im Unter­richt zu einem Kon­flikt mit Schü­lern gekom­men ist, kann die Beschrei­bung per E-Mail hei­kel sein. Denn damit wird ein Vor­gang sofort akten­kun­dig. Kommt es zu einer offi­zi­el­len Beschwer­de der Eltern eines Kin­des, das von einer Lehr­kraft viel­leicht ver­hal­tens­be­dingt vom Unter­richt aus­ge­schlos­sen wur­de, gehört jede Leh­rer-Mail dazu nun auch in die Akte mit der wei­te­ren Kor­re­spon­denz. Daher muss hier jede Mail mit gro­ßer Sorg­falt for­mu­liert wer­den. Wer­ten­de oder gar her­ab­set­zen­de For­mu­lie­run­gen sind zu ver­mei­den, eine mög­lichst sach­li­che und voll­stän­di­ge Beschrei­bung der päd­ago­gi­schen Situa­ti­on soll­te ange­strebt wer­den. Gera­de bei grö­ße­ren Kon­flik­ten (auch mit Kol­le­gen) nei­gen man­che Lehr­kräf­te dazu, abends nach dem Unter­richt eine hoch­emo­tio­na­le Mail zu ver­fas­sen, die dann nicht mehr aus der Welt zu schaf­fen ist. Eine kur­ze Nach­richt, aus der nur her­vor­geht, dass und wo es ein Pro­blem gege­ben hat, und dann ein Tele­fo­nat am fol­gen­den Tag mit der Musikschul­leitung ist fast immer die bes­se­re Lösung.

Anhang: Stun­den­plä­ne, län­ge­re Tex­te, Noten etc. gehö­ren in den Mail-Anhang; wenn sie noch wei­ter­be­ar­bei­tet wer­den sol­len als Word-Datei, ansons­ten bes­ser als PDF oder Bild-Datei.

Call for Action: Der wich­tigs­te Punkt jeder Mail, den vie­le ver­ges­sen, ist der Lösungs­vor­schlag. Im Mar­ke­ting heißt es auch „Call for Action“: Was soll aus Sicht des Absen­ders nun genau gesche­hen? Im Grun­de ist ein sol­cher Lösungs­vor­schlag ja meist ein Arbeits­auf­trag, wes­we­gen er ver­mut­lich aus Höf­lich­keits­grün­den oft weg­ge­las­sen wird. Wenn der letz­te Absatz einer Mail aber lau­tet: „Ich habe mir den Ver­stär­ker ange­schaut, eine Repa­ra­tur ist nicht mehr sinn­voll. Könn­test du bit­te einen neu­en bestel­len? Ich füge dir dazu unten einen Inter­net­link auf ein Ersatz­ge­rät an“, kann der Adres­sat sofort aktiv wer­den und der Vor­gang ist weni­ge Minu­ten nach dem Lesen der Mail bereits abge­schlos­sen.

Signa­tur: Jede Mail soll­te immer mit einer voll­stän­di­gen und aus­sa­ge­kräf­ti­gen Signa­tur abschlie­ßen. Alle Tele­fon­num­mern, Mail-Adres­sen, Name des Absen­ders und am bes­ten auch die Funk­ti­on („Gitar­ren­leh­rer der Musik­schu­le“) sind im Hin­blick auf eine mög­li­che Wei­ter­lei­tung der Mail an ande­re wich­tig.

Wenn wir nun noch ein­mal die fik­ti­ve Mail vom Anfang lesen, dann wird kla­rer, wo die Pro­ble­me lie­gen. Die E-Mail ent­hält meh­re­re The­men zugleich, die ver­mut­lich von unter­schied­li­chen Per­so­nen geklärt wer­den müs­sen. Durch die Ver­wen­dung von Netz­jar­gon wie *g* („grins“) ist sie nicht jedem ver­ständ­lich und es feh­len zahl­rei­che Infor­ma­tio­nen zum Kon­zert, zur geplan­ten Grup­pe und zur Ein­ord­nung der neu­en Schü­le­rin. Vor allem bleibt un­klar, was nun mit den vie­len The­men gesche­hen soll: Es gibt kei­nen „Call for Action“.

For­mel­le Kom­mu­ni­ka­ti­on ­öff­net Türen

Die Spiel­re­geln for­mel­ler Kom­mu­ni­ka­ti­on ein­zu­hal­ten, mag müh­se­lig und büro­kra­tisch erschei­nen. In der Außen­wir­kung jedoch öff­nen gut auf­ge­bau­te und rich­tig adres­sier­te E-Mails Türen und ver­mei­den Miss­ver­ständ­nis­se. Sie sind leich­ter zu bear­bei­ten und zu beant­wor­ten, wes­we­gen die Inter­es­sen der Lehr­kraft viel wahr­schein­li­cher beach­tet wer­den. Auch die Ein­hal­tung eines tat­säch­li­chen oder infor­mel­len Dienst­wegs erleich­tert es ins­be­son­de­re Vor­ge­setz­ten und Schul­lei­tun­gen, auf Anfra­gen ein­zu­ge­hen. Der zusätz­li­che Auf­wand zu Beginn wird also auf lan­ge Sicht sicher Zeit und Ner­ven spa­ren.

 

E-Mail-Ver­tei­ler

Es gibt drei Fel­der, in die man jeweils meh­re­re Adres­sa­ten einer E-Mail ein­tragen kann.

An: Hier soll­te immer nur ein Name ein­ge­tra­gen wer­den. Bei meh­re­ren Per­so­nen müs­sen die­se sich zunächst unter­ein­an­der abstim­men, wer sich um die E-Mail küm­mert. Das ver­zö­gert die Ant­wort.

CC „Car­bon Copy“ (Durch­schlag): Wer muss oder soll­te vom Mail-Inhalt in Kennt­nis gesetzt wer­den? Hier ist Fin­ger­spit­zen­ge­fühl gefragt, was die Anzahl der Per­so­nen betrifft und ob bestimm­te Vor­ge­setz­te dazu­ge­hö­ren oder nicht. Man­che Lehr­kräf­te set­zen ger­ne alle denk­ba­ren Per­so­nen ein. Wenn auf die­se Wei­se Schul­lei­tung, Sekre­ta­ri­at, Haus­meis­ter, Kol­le­gen und Fach­be­reichs­lei­tung per Ver­tei­ler erfah­ren, dass ein Kla­vier gestimmt wer­den muss, ist die Gefahr groß, dass durch zahl­rei­che Ant­wor­ten und Wei­ter­lei­tun­gen der ein­fa­che Vor­gang, einen Kla­vier­stim­mer zu beauf­tra­gen, plötz­lich zu einem unüber­schau­ba­ren Wust aus Mail-Kor­re­spon­denz wird.

BCC „Blind Car­bon Copy“ (Blind­ko­pie): Die ande­ren Adres­sa­ten sehen nicht, wer über die­ses Feld eine Kopie der E-Mail erhält. Das ist nicht im Sin­ne einer offe­nen Kommuni­kation. Manch­mal ist des­halb die dienst­li­che Nut­zung die­ses Fel­des (um zum Bei­spiel einen Vor­ge­setz­ten heim­lich an einer Mail-Kor­re­spon­denz teil­ha­ben zu las­sen) sogar aus­drück­lich ver­bo­ten. Aber es gibt eine wich­ti­ge Aus­nah­me, näm­lich Wer­be-Mails oder News­let­ter. Wer einen Kon­zert­hin­weis an alle sei­ne Schü­ler sen­den will, muss die Mail-Adres­sen der Eltern in das Feld BCC ein­tra­gen. Denn nur damit ist gewähr­leis­tet, dass kein Adres­sat die ande­ren Mail-Adres­sen sehen kann (Daten­schutz).

1 vgl. auch Burk­hardt Krems: Ver­wal­tungs­ma­nage­ment­leh­re, www.olev.de/d/dienstweg.pdf (Stand: 9.10.2015).
2 nicht zu ver­wech­seln mit dem soge­nann­ten „klei­nen Dienst­weg“, also dem bewuss­ten Um­gehen von Hier­ar­chi­en. Auch das ist gän­gi­ge Pra­xis, aber nur dann zu emp­feh­len, wenn man eine Ver­wal­tung schon lan­ge kennt und ein­schät­zen kann, ob die Abkür­zung zu Pro­ble­men füh­ren könn­te.